Krok za krokem, jak automatizovat platby faktur s rezervou na upomínky

Automatizace plateb faktur je dnes více než jen trend – je nezbytností pro každou firmu, která chce zůstat v tempu. Co když vám řeknu, že se nemusíte trápit s nekonečnými upomínkami a kontrolami? Stačí pár chytrých kroků a vaše podnikání bude běžet jako hodinky!

Jak začít s automatickým upomínáním nezaplacených faktur

Lamael je skvělý pomocník, který nejenže sleduje splatnost faktur, ale i sám aktivně připomíná nezaplacení. Nemusíte mít v hlavě desítky termínů, ani ručně volat klientům, co mají platbu zpožděnou. Stačí otevřít agendu Seznamy a v ní záložku Účty, kde najdete všechny své bankovní účty a pokladny, které používáte.

Vyberte účet, na který chcete přijímat platby za fakturované služby. Tam zatrhněte možnost Zasílat upomínky. Od této chvíle se budou upomínky odesílat automaticky na základě faktur napojených na tento účet!

Kontrola správnosti nastavení účtů ve fakturách

Pokud váháte, zda jsou faktury správně propojené s vaším účtem, rychlá kontrola je na dosah. Stačí v agendě Prodeje nebo Nákupu najít Faktury a otevřít konkrétní vydanou fakturu. Na pravé straně dialogového okna uvidíte přiřazený účet, který případně můžete snadno upravit.

Nemáte-li žádný účet pro příchozí platby, můžete jej přidat kliknutím na Nový záznam v kategorii účtů. Vše je jednoduché a rychlé, a vy získáte jistotu, že vaše upomínky budou zasílány správně.

Jak správně nastavit minimální částku upomínky a další parametry

V nástroji mPohoda můžete specifikovat minimální částku, pod kterou nebude upomínka odeslána. Je to praktické – nechcete přece stíhat klienta kvůli koruně či dvěma. Systém sám porovnává dlužnou částku po přepočtu do účetní měny, takže vás nic nepřekvapí.

Chcete-li automatizovat upomínky i k zálohovým fakturám, lze to aktivovat zvlášť. To je bonus pro ty, kdo rádi drží vše pod kontrolou, včetně záloh!

Více stupňů upomínek pro lepší správu pohledávek

Automatizace umí vystavovat až tři různé stupně upomínek. To znamená, že první upomínka přijde hned po uplynutí nastavené lhůty od splatnosti. Pokud se nic nezmění, přijdou druhá a třetí zpráva – podle vašich preferencí nastavíte, kdy jim systém dá zelenou k odeslání.

Tahle funkce pomáhá podnikům nezdržovat se, ale zároveň zůstávat důraznými. Upomínky druhého a třetího stupně lze kdykoliv vypnout, takže máte kontrolu nad celým procesem.

Praktické tipy pro správu automatického upomínání faktur

Je fajn si pohlídat, aby se upomínky aktivovaly jen u účtů, kde jsou platby automaticky párované. Jinak byste mohli dostat zbytečné upomínky například za faktury, které jste ještě nevyrovnali ručně. Taková chybička by vás mohla nepříjemně překvapit.

Texty upomínek můžete upravit podle stylu vlastní firmy, a tak udržet komunikaci profesionální, ale přátelskou. Osobně to vidím jako skvělý způsob, jak zůstat v kontaktu, a přitom neztratit hlavu nad administrativou!

Olga Havlová

Vlasta Kálalová je duší tohoto blogu. Jako pravá rodačka z Mnichova se smyslem pro jemné italské chutě se s vámi dělí o svou lásku k dokonalé pizze a bavorské pohostinnosti. Vlasta ví, jak harmonicky propojit syté tradice se středomořskou lehkostí. Přináší vám ty nejlepší tipy, nové kreace a vše o našich specialitách